Privacyverklaring

1. Wie is verantwoordelijk?

Coaching with Heart, handelend onder de naam Ocean Move is verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens in de Ocean Move-app.

Adres: Goudenregenstraat 270, 2565 GE Den Haag
KvK: 56152655
E-mail: info@oceanmove.nl

2. Welke gegevens verwerken we?

• Account- en contactgegevens, abonnement, betaling en toegewezen coach.
• Doelen, planningen, opdrachten, berichten, reflecties en voortgang.
• Gezondheids- en leefstijlgegevens, zoals gewicht, buikomtrek, vetpercentage, slaap, stress, voeding, beweging en herstel.
• Wanneer je Apple Health vrijwillig koppelt: dagtotalen van stappen, slaapduur, gewicht, bron en meetmoment. Ocean Move vraagt geen toegang tot medische dossiers of diagnoses.
• Foto’s en vrijwillige video- of audio-opnamen die je aan een doel of check-in toevoegt.
• Technische beveiligingsgegevens, zoals inlogpogingen, beveiligingsgebeurtenissen en toestemmingsregistraties.

3. Doelen en grondslagen

We slaan noodzakelijke account-, contact-, abonnements- en betaalgegevens op om de overeenkomst uit te voeren, je toegang te regelen en met je te communiceren. Beveiligingsregistraties gebruiken we vanwege ons gerechtvaardigde belang om accounts en gegevens te beschermen. Wettelijk verplichte administratie bewaren we om aan wettelijke verplichtingen te voldoen.

Privacygevoelige gezondheids- en leefstijlgegevens, reflecties en vrijwillig toegevoegde lichaamsfoto’s worden uitsluitend gebruikt voor jouw coaching, begeleiding en voortgang binnen Ocean Move. Hiervoor vragen we afzonderlijk je uitdrukkelijke toestemming. Je kunt die toestemming intrekken via het privacycentrum. Intrekken verandert niets aan verwerkingen die vóór het intrekken rechtmatig zijn uitgevoerd, maar stopt nieuwe gezondheidsverwerking en beperkt daardoor de coachingomgeving.

Apple Health is een afzonderlijke, optionele koppeling in de iPhone-app. De koppeling is alleen-lezen: Ocean Move schrijft geen gegevens naar Apple Health. Geïmporteerde Apple Health-gegevens worden uitsluitend gebruikt voor jouw eigen voortgang en de coaching die je hebt gekozen, nooit voor advertenties, marketing of gegevenshandel.

4. Coach, AI en leveranciers

Ocean Move verkoopt persoonsgegevens nooit en deelt ze niet met derden voor hun eigen reclame of marketing. Alleen jij, bevoegde Ocean Move-medewerkers en een aan jou toegewezen coach krijgen inhoudelijke toegang voor zover dat nodig is voor jouw traject. Zij behoren vertrouwelijk met jouw gegevens om te gaan. Het basisprogramma bevat geen automatische wekelijkse menselijke beoordeling; bij persoonlijke coaching kan je coach inhoudelijk meekijken.

Om de app te kunnen leveren gebruiken we noodzakelijke dienstverleners voor hosting (TransIP), e-mail (Resend), betalingen (Stripe), AI-ondersteuning (OpenAI) en productinformatie (Open Food Facts). Zij mogen persoonsgegevens alleen verwerken voor de afgesproken technische dienst, volgens onze instructies en toepasselijke wetgeving. We verstrekken gegevens daarnaast alleen wanneer dat wettelijk verplicht is of noodzakelijk is om vitale belangen te beschermen. Bij doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte gebruiken we de wettelijk vereiste waarborgen.

De AI-coach wordt alleen aangeroepen nadat je daarvoor apart toestemming geeft. Deel geen medische informatie die niet nodig is. De AI-coach is geen arts en vervangt geen professionele zorg.

5. Bewaartermijnen

• Account-, coachings-, check-in- en mediagegevens: tijdens het traject en maximaal 24 maanden daarna, tenzij je eerder om verwijdering vraagt of langer bewaren wettelijk nodig is.
• Geïmporteerde Apple Health-gegevens: tijdens je traject volgens dezelfde termijn, of direct wanneer je in Profiel kiest voor ‘Verwijder koppeling en data’.
• Berichten en coachnotities: maximaal 24 maanden na het einde van het traject.
• Betaal- en factuuradministratie: 7 jaar wanneer de fiscale bewaarplicht geldt.
• Gebruikte of verlopen inlogtokens: maximaal 7 dagen; gebruiksstatistieken van de AI-coach: maximaal 90 dagen.
• Beveiligingslogboeken: maximaal 12 maanden; bewijs van toestemming en afgehandelde privacyverzoeken: maximaal 5 jaar na beëindiging.

6. Beveiliging

We gebruiken versleutelde verbindingen, toegangsrollen, gehashte wachtwoorden, beperkte toegang tot foto’s, beveiligingslogboeken en back-ups. Geen systeem is volledig risicoloos. Meld vermoedens van misbruik of een datalek direct via info@oceanmove.nl.

7. Jouw rechten

Je kunt inzage, correctie, gegevensoverdracht, beperking, bezwaar of verwijdering vragen en toestemming intrekken. Open daarvoor het privacycentrum in je profiel of mail ons. We reageren in beginsel binnen één maand en kunnen bij twijfel om identificatie vragen.

Je kunt de Apple Health-koppeling en alle daaruit geïmporteerde gegevens in Profiel verwijderen. Wil je ook de toestemming bij Apple intrekken, pas dit dan afzonderlijk aan in de Gezondheid-app op je iPhone.

Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

8. Wijzigingen

Bij belangrijke wijzigingen informeren we je in de app of per e-mail. Als een nieuwe verwerking opnieuw toestemming vereist, vragen we die voordat de verwerking begint.